Privacyverklaring – SK Mediation
Dit is de privacyverklaring van SK Mediation, gevestigd aan de Luzernevlinder 107 te
Meppel (hierna: de “mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op
de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere
personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over
de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in
deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over
persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw
persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 0527-264270 of via e-
mail: info@skmediation.nl.
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet
bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de
website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal
daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die
voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Mediationdossier: Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de
mediator persoonsgegevens die de bij de mediation betrokken partijen aan de mediator
verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-
mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn
voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook
gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering: Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die
nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die
de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer
en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact: Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per
e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de
contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de
reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Analyse Websitebezoekers: Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de
computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de
website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker
opgeslagen.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Mediationdossier: De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in
het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat
het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden
tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om
toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken.
U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze
toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de
mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens
te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen
gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van
de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan
onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering: De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om
werkzaamheden te factureren. Dit is noodzakelijk om de met ons gesloten overeenkomst
uit te voeren.
Contact: De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op
te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken
deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons
gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze
werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Updates: Wij kunnen het e-mailadres van onze opdrachtgevers verder gebruiken om u
af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons
heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en kunnen wij
u updates sturen op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met
ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het
sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om updates
aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.
Analyse websitebezoekers: De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de
website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de
website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De
gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier: Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die
daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is,
in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij
een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt
gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is
om het dossier langer te bewaren.
Administratie: Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere
bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een
periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale
bewaarplicht.
Overige contactgegevens: Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar
na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers: De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na
het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google
Analytics.

Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-
mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus
verwerkt) door onze ICT-provider. Deze partij heeft een privacystatement opgesteld
waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u
van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de
mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier
waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden
verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting
Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties
vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende
wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld
aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen
om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde
toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke
passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?
U heeft recht op:
A. inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
B. rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn.
C. het maken van bezwaar tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht
op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
D. het laten wissen van uw persoonsgegevens (‘recht op vergetelheid’), alleen in
bepaalde gevallen.
E. het verkrijgen van uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en
machinaal leesbare vorm en het recht om die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen
15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van
de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de
toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij
ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail
van de wijziging op de hoogte brengen.

Versie mei 2018

Menu